10 claus per fer una memòria d’activitats molt xula

Entrem al mes de març, un moment perfecte per recopilar les dades de l’any 2016 i tancar la memòria d’activitats de 2016.

Si formes part d’una entitat ja saps com és d’important tenir una bona memòria per comunicar amb transparència, obtenir finançament i millorar la percepció de persones i entitats que poden estar interessades en col·laborar amb nosaltres

Un cop dit això, també saps què difícil és portar-la a terme donat que és una tasca per la que sovint no tenim dates límit, i es va postposant degut al dia a dia i a les urgències de l’entitat. Més endevant us expliquem de quina manera us podem ajudar a desencallar aquesta situació. 

Però primer, volem oferir-vos 10 claus pràctiques per que us pugueu fer una memòria ben xula, que us ajudi a créixer i assolir els vostres propers objectius amb més facilitat.

Una memòria d’activitats ben xula és aquella…

 

 

… que és simple, no només de fer, sino també de llegir

En el moment de planificar la nostra memòria, és important trobar un punt just entre la quantitat d’informació que volem incloure, i aquella que podem arribar a generar en un termini temporal interessant i assumible, i que no ens robi excessives hores de feina productiva

Un cop definit el volum d’informació, és quan toca analitzar de quina forma es pot simplificar. Aquest pas és de vital importància, donat que ens ajudarà a agilitzar la nostra feina i a fer-la més accessible pels demés, apropant-nos als nostres objectius. 

La simplificació, per tant, és un enorme benefici també pels lectors. Amb la quantitat d’informació que rebem avui en dia, és d’agraïr quan algú fa l’esforç de simplificar i posar-nos les coses fàcils.

Però la simplificació no és només una qüestió del volum de continguts que hi volem incloure, sino que també hi té molt a veure el “com” disposem aquesta informació a nivell d’estructura i gràfica. Però d’això ja us parlem més endevant.  

 

… que és coherent amb la identitat gràfica del projecte

És el moment de sentar les bases del projecte, així que hem de tenir en compte que una memòria d’activitats parla del nostre projecte, de qui som, del què és el que fem i com, i sobretot de per què ho fem. Ha de transmetre els nostres valors, què és allò que ens apassiona, les nostres metodologies i particularitats, i totes les fites aconseguides.

Està clar que no té cap mena de sentit que aquesta no estigui lligada amb la nostra identitat gràfica.  

Hem de treballar una línia gràfica respectuosa i continuista amb la marca i els valors que vol transmetre.

Per exemple, si la marca té una imatge, tipografia, colors molt suaus i delicats és molt important treballar d’aquesta mateixa forma, i evitar utilitzar imatges molt fosques amb colors molt saturats i/o tipografies molt contundets.

Hem de buscar una coherència, sent fidels a les tipografies i els colors corporatius. Aquesta forma de treballar, no només és més lògica per oferir una imatge sòlida del projecte sino que a sobre ens evita haver de prendre moltes noves decisions que ens treuen temps i energia de les nostres prioritats. 

 

… que té una línia conceptual i gràfica atractiva i especial

Sempre hi ha, però, un cert marge d’acció ja que una línia gràfica defineix els elements que es fan servir però té molts punts oberts per dotar-la de certa flexibilitat i adequació al moment.

Si ens quedem massa restringits a la identitat gràfica existent, sense cap element que la doti d’unes certes particularitats, correm el risc de transmetre immutabilitat i estancament. Que sembli que la memòria és un element més, sense que representi cap tipus de novetat o evolució. 

I això com es fa? Doncs pensant quines han estat les particularitats de l’any anterior, i pensant de quina forma aquestes es poden projectar amb elements gràfics. El que volem és buscar algun recurs que serveixi per desenvolupar aquesta línia gràfica en concret, que doni personalitat i doti de caràcter propi al disseny.

Per exemple, si ha estat un any a on els projectes de divulgació han estat protagonistes, podem decidir augmentar la quantitat de fotos a on surten grups de persones debatint en actitud dialogant i dinàmica. Si pel contrari ha estat un any de posar ordre i simplificar processos i decisions, es poden fer servir molts elements numerats, destacats tipogràfics que remarquin els conceptes clau, etc.

En aquest cas, cal recordar que és possible enriquir el disseny de la memòria amb tipografies noves, i que és molt recomanable evitar que convisquin més de 3 tipografies diferents en el disseny, ja que el que volem és que la gent estigui ben ubicada i per això establir un llenguatge clarament comprensible i recordable ajuda a que el lector sàpiga fàcilment a on pot trobar la informació que busca. 

 

… que té els continguts estructurats, amb una bona jerarquia que ens doni claredat

Comencem pel principi, i definim un índex amb estructura de continguts clara.

Per això podem fer un llistat de tot allò que volem incloure en la nostra memòria, i analitzar de quina forma es pot agrupar per definir els capítols principals i els subapartats. Alguns punts a tenir en compte són:

          · Quants menys apartats principals, millor.

          · Coherència en el conjunt, si la major part dels capítols tenen un màxim de 5 subapartats,
             evitar fer un capítol amb 11 subapartats. 

          · Ubicar per ordre d’interès, no per a nosaltres, sino per les nostres interlocutores.

Si us resulta complexe aquesta tasca, us recomanem escriure cada punt en un post-it independent, i apropar els conceptes similars de forma que ens resulti molt fàcil visualitzar l’ordre de continguts.  

Un cop definit l’índex, passem a revisar els textos. Volem que la memòria arribi ben lluny, per això és recomanable evitar fer servir llenguatge propi, tecnicismes i frases molt complexes. És millor adreçar-nos específicament als nostres interlocutors, parlant amb to amable i proper, de tu a tu, sense perdre la seriositat dels nostres objectius. Alguns punts a tenir en compte són:

          · Quant més curtes les frases, molt més fàcil serà de llegir

          · Evitem grans paràgrafs de text monòtons

          · Llegim els textos en veu alta, si ens sonen extranys o ens costa la dicció
             és que no estem parlant de forma propera

          · Sempre que sigui possible, fer servir verbs en actiu i parlar
             en present tot evitant els condicionals 

Finalment, pel que respecta als textos, és important disposar-los amb una jerarquia molt clara a nivell de continguts: fent servir titulars, subtitulars, destacats,… També ajuda molt destacar els punts clau amb negretes al mig dels paràgrafs de text per ressaltar informació rellevant.

 

… que exposa els conceptes de la forma més gràfica possible

Per definir l’entrada de cada capítol, podem indicar els apartats amb entradetes gràficament 
diferenciades per ajudar al lector a percebre clarament un canvi de contingut i afavorir que hi hagi una “pausa” o “trencament” a nivell visual, de ritme i lectura.

Dintre dels capítols, analitzem quants dels continguts que exposem es poden representar gràficament en comptes d’escriure’ls. 

Explicar gràficament tot el que es pugui, aprofitant el recurs visual per explicar conceptes complicats (ús de taules, icones, infografies…) fa que el nostre missatge tingui més impacte, sigui més accessible, s’entengui de forma immediata i es pugui digerir i recordar molt més fàcilment. 

A més, és interessant adaptar cada gràfica perquè representi visualment el concepte al que es refereix, representant per exemple la sequera dels embassaments a partir d’un gràfic de dispersió en el que els diferents punts-valors estan representats per gotes d’aigua.

 

… que compta amb bona quantitat d’espais en blanc

Igual que la respiració i els canvis de ritme ajuden a consolidar el missatge en el discurs parlat, o el silenci augmenta l’impacte de la melodia en una representació musical, en les representacions gràfiques és molt convenient fer servir els espais en blanc amb generositat i equilibri. 

Aquests espais ens conviden a dirigir la nostra atenció a les parts a on hi ha contingut amb més curiositat, ens ofereixen un descans visual, emmarquen i ordenen el missatge principal. En definitiva, ens ajuden a oferir i assentar el missatge que volem transmetre. 

El contingut ha de tenir espai per respirar, de la mateixa forma que ho han de fer les nostres lectores quan ens estan oferint la seva atenció. 

Per la nostra experiència treballant amb entitats de l’economia social i solidària i amb emprenedors socials, és habitual que les persones sentin por a deixar espais buits, de la mateixa manera que el silenci ens neguiteja i molts cops el volem omplir amb paraules, música o soroll.

Aquesta por impulsa a tractar d’omplir cada espai disponible amb informació no tan rellevant que finalment fa que els continguts no siguin tan clars, que les lectores es sentin perdudes i no sàpiguen per a on començar a llegir, etc. 

Ja és hora que ens reconciliem amb els espais en blanc, poden convertir-se en molt bons aliats en les nostres comunicacions.

 

… que aprofita les fotografies per transmetre valors

Normalment s’utilitzen imatges en qualsevol peça de comunicació. Si no tenim gaire pressupost, podem buscar fotos de catàleg per a aquells conceptes més genèrics i fer servir les nostres pròpies fotografies en els conceptes més específics.

Sempre que sigui possible per això, és interessant fer servir el màxim de fotografies professionals del nostre projecte, és a dir, comptar amb alguna persona col·laboradora amb bons coneixements de fotografia.
Aquesta professionalitat en la composició, els enquadraments, l’equilibri de colors, enfocs i desenfocs, es traslladarà immediatament a la percepció que les interlocutores tenen de nosaltres. 

Siguin de catàleg, professionals pròpies o més casolanes, us recomanem buscar algun tractament fotogràfic per les imatges utilitzades. És interessant que tinguin algun efecte, que per mínim que sigui, els doti d’un caràcter propi (ex. retocar les imatges perquè totes tinguin una saturació de colors similar, seleccionar les imatges perquè tinguin una lluminositat semblant, retocar les imatges perquè sempre hi hagi algun element amb els colors corporatius de la identitat…).

 

… que transmet honestedat i transparència

No ens oblidem del principal objectiu de la memòria: oferir transparència als nostres interlocutors, ja siguin entitats col·laboradores, persones usuaries, entitats financeres, etc. respecte el que som capaços de fer amb els recursos disponibles. 

Per tant els conceptes d’honestedat i transparència han d’impregnar tot el nostre document, i no estem parlant només de l’apartat de dades econòmiques sino de tots els apartats. 

I com es demostra honestedat i transparència? Doncs explicant tot el que hem fet, allò que teniem previst i no hem pogut fer, tot explicant els motius i les mesures que s’han pres al respecte i explicant el que volem fer en el proper any a diferència d’enguany. 

Sovint és complicat assumir aquesta actitud oberta i transparent, més quan ens han ensenyat a amagar les nostres debilitats i reforçar les nostres fortaleses.

Però no hi ha res que doni més confiança que un projecte portat per persones que són conscients de les seves capacitats i limitacions, dels compromisos que han complert i que han trencat i de com pensen enfrontar-se en aquests. 

 

… que dóna veu i posa cara a les persones implicades

De la mateixa manera, estem molt acostumades a vestir les nostres comunicacions amb una capa de seriositat i abstracció que, no ens enganyem, allunyen a les lectores de la realitat i el veritable impacte en les persones dels nostres projectes. A vegades també donem per fet moltes de les coses que fem obviant-les i per tant treient-lis el valor que realment tenen. 

Una memòria és una eina fantàstica per posar nom, cara i donar veu tant a les persones que impulsen els projectes (el nostre equip), com aquelles que s’en beneficien dels nostres projectes (les usuàries). 

D’aquesta forma estem apropant la realitat del nostre dia a dia a persones alienes a aquesta. 

Això ho podem fer de moltes formes diferents: convidant a aquestes persones a explicar la seva experiència a partir d’un seguit de preguntes escrites, o fent-lis entrevistes personalment. En tot cas, és imprescindible poder il·lustrar aquests testimonis amb imatges de les persones que els protagonitzen, idealment en un moment en el que estàn actuant a dintre del projecte. I a falta d’aquest tipus de fotografia, podem fer una foto expressament per la memòria. 

Aqui teniu algunes de les preguntes que us suggerim fer i que us convidem a completar:

          · Què fas en el nostre projecte?
          · Quant temps portes?
          · Com et sents sent part del projecte?
          · Quins beneficis té la teva implicació en el projecte tant a nivell personal com professional?
          · Què és el millor de la teva participació en el projecte?
          · Què milloraries del projecte? (aquesta darrera és vital per transmetre la transparència de la que parlàvem en el punt anterior). 

 

… que ja ha estat publicada!

A vegades volem fer una memòria fantàstica, que reculli molt bé tots els diferents projectes, que inclogui testimonis, que recopili moltes dades. I mentre anem preparant tota la documentació per fer-la, van passant els dies, les setmanes i els mesos. Pel camí, és possible que se’ns giri feina d’altres projectes prioritaris i ens quedi la memòria com a tasca eternament pendent.

El problema és que una memòria té sentit fer-la servir durant l’any immediatament posterior, per tant quants més mesos poguem disposar d’ella, més útil ens serà, més alliberats ens sentirem, més fàcil ens serà poder passar la prioritat a altres projectes.

Us animem a que us poseu les piles i destineu el mes de març a prendre decisions per posar en marxa la vostra memòria de 2016.

 

A part dels 10 punts clau, necessiteu alguna ajuda més?

Com us deiem a dalt, us sentiu identificades quan us preguntem si us costa posar el projecte de la vostra memòria en marxa? No sabeu per a on començar o sabeu que sovint acabeu publicant la memòria quan quasi bé ja ha acabat l’any? Doncs a wopala, us podem donar un copet de mà.

Perquè bàsicament sabem que la nostra feina consisteix en motivar-vos i “estirar” de vosaltres per que el projecte surti endevant.

I com ho fem? Doncs d’una banda, treient-vos feina innecessària, i de l’altre, sent proactives. Us proposem un calendari de treball amb fites raonables, i us plantegem que us comprometeu amb la vostra pròpia memòria, un compromís que a vegades falla per no tenir dates concretes i per prioritzar altres tasques de l’entitat.

Per treure-us feina, ens encarraguem de proposar una estructura de continguts simple, plantegem la línia gràfica i us oferim serveis de redacció (copywriting) per convertir els vostres textos-borrador en continguts amables, propers, que convidin a llegir i transmetin tota la informació que voleu.

Així vosaltres només ens heu de facilitar els textos en format borrador, les dades econòmiques, i fer el seguiment per assegurar que la feina va per bon camí.

A més, si sou cooperativa federada, durant el mes de març us oferim un 10% de descompte en la conceptualització i el disseny de la vostra memòria.

Sona fàcil, oi? Us animeu?

This post is also available in: CAST